WhatsApp Business API per studi medici: cos'e e come si attiva

Chi cerca "WhatsApp Business API" di solito e arrivato li dopo aver capito che l'app sul telefono della segreteria non regge piu: qualcuno deve ricordarsi di scrivere, i messaggi partono in ritardo, e quando quella persona e in ferie non parte niente. Le API risolvono esattamente questo, ma funzionano con regole che conviene conoscere prima di iniziare.

App WhatsApp Business e API: due prodotti diversi

La colonna che conta di piu e la prima. L'app presuppone che dall'altra parte ci sia una persona; le API presuppongono che ci sia un sistema. Un promemoria che deve partire alle 9:00 del giorno prima per ottanta appuntamenti non e un lavoro per una persona.

La regola che sorprende tutti: un numero, un posto solo

Un numero di telefono puo essere registrato sull'app WhatsApp Business oppure sulle API. Mai su entrambe. E una regola di Meta, non del fornitore, e non ha eccezioni.

Da qui nasce la scelta piu importante dell'avvio, e ha due strade:

• Un numero nuovo dedicato. Si attiva subito, non tocca niente di quello che lo studio usa oggi, e va comunicato ai pazienti. E la strada piu rapida e quella che sceglie la maggioranza.
• Il numero che i pazienti gia conoscono. Si puo portare sulle API, a condizione di toglierlo dall'app WhatsApp Business — con lo storico delle conversazioni che resta sul telefono e non migra. Ha senso se quel numero e stampato ovunque e ricomunicarne uno nuovo sarebbe un problema.

Template e finestra di 24 ore

E il concetto che spiega quasi tutti i comportamenti che sembrano strani. Quando un paziente vi scrive si apre una finestra di 24 ore: dentro quella finestra si puo rispondere liberamente, con qualsiasi testo. Fuori, si puo scrivere solo usando un template — un messaggio dal formato preapprovato da Meta, con le parti variabili al posto giusto.

1. Il promemoria a 24 ore parte quando il paziente non vi scrive da giorni: e per forza un template.
2. La risposta del bot mentre il paziente sta prenotando avviene dentro la finestra: e testo libero.
3. Il messaggio post-visita che chiede com'e andata parte a freddo: e di nuovo un template.

I template vanno sottoposti a Meta e approvati prima dell'uso. E il motivo per cui una funzione nuova che manda un messaggio a freddo non si accende in un pomeriggio: prima c'e un template da far passare.

Il nome che vede il paziente

In chat il paziente non vede un numero: vede il display name dell'account, ed e Meta ad approvarlo. Deve corrispondere in modo riconoscibile all'attivita reale — "Studio Medico Rossi" passa, un nome di fantasia scollegato dall'insegna no.

Cambiarlo dopo si puo, ma comporta una nuova revisione e qualche giorno di attesa. Vale la pena sceglierlo bene la prima volta, con lo stesso nome che i pazienti leggono sulla porta e sulle fatture.

Come si attiva, passo per passo

Attivazione di un numero su WhatsApp Business Platform

1. Scegliere il numero

   Nuovo e dedicato, oppure quello attuale accettando di toglierlo dall'app. Se e quello attuale, va cancellato dall'app prima di procedere.

2. Collegare l'account business

   Il collegamento passa da una procedura guidata di Meta (l'Embedded Signup): si entra con l'account Facebook dell'attivita e si autorizza il fornitore. Dura pochi minuti e la fa la clinica in prima persona.

3. Verificare il numero

   Meta manda un codice via SMS o con una chiamata vocale, a seconda del tipo di numero.

4. Scegliere il display name

   Il nome che i pazienti vedranno in chat, sottoposto ad approvazione.

5. Attendere l'approvazione dei template

   Promemoria, conferme e follow-up devono essere approvati prima di poter partire. Normalmente e questione di ore.

6. Verificare l'attivita (business verification)

   Serve per alzare i limiti di invio e per l'account: si fa con la visura o con documenti equivalenti che leghino il nome all'attivita reale.

Quanto costa

Meta tariffa i messaggi inviati tramite la piattaforma, con importi che dipendono dal paese e dal tipo di messaggio. Le conversazioni aperte dal paziente hanno un trattamento diverso da quelle aperte dallo studio, ed e il motivo per cui un sistema fatto bene cerca di rispondere dentro la finestra invece di aprirne una nuova.

A questo si somma il costo del software che gestisce i messaggi. In Confermo i due costi non sono separati: i piani includono i messaggi necessari a gestire gli appuntamenti — promemoria, conferme, risposte in chat, offerte di lista d'attesa e riprogrammazioni — entro il volume indicato nel listino, cosi la bolletta non dipende da quanto scrivono i pazienti.

Cosa serve davvero a uno studio medico

Le API sono l'infrastruttura, non la soluzione. Da sole vi danno la possibilita di mandare messaggi da un programma: la parte che riempie l'agenda — capire cosa chiede il paziente, controllare il calendario del medico, proporre gli orari giusti, ricordare, liberare lo slot e rioffrirlo — e il software sopra.

Confermo e Meta Tech Provider: l'attivazione del numero e la gestione dei template passano da noi durante l'onboarding, e quello che resta da fare alla clinica sono i pochi minuti della procedura guidata. Da li in poi il numero e vostro e Confermo ci lavora sopra. Se volete provarlo, la prova dura 14 giorni e non richiede la carta di credito.