Promemoria automatici
Promemoria che partono da soli, e a cui si puo rispondere
Due invii di default, 24 ore e 1 ora prima. Il paziente conferma con un tocco, e se disdice il posto torna libero e viene offerto a chi aspettava.
In breve
Un software di promemoria su WhatsApp manda il messaggio partendo dall'agenda, senza che nessuno se ne debba ricordare. Confermo ne invia due di default — 24 ore e 1 ora prima — con un pulsante per confermare in un tocco; gli orari si cambiano dalla dashboard, se ne possono aggiungere o togliere. Chi disdice rispondendo in chat libera lo slot immediatamente, e il posto viene offerto a chi e in lista d'attesa.
Il promemoria mandato a mano salta quando serve di piu
Scrivere i promemoria uno per uno funziona finche la settimana e tranquilla. Nelle settimane piene — quelle in cui l'agenda e piu fragile e una assenza costa di piu — e la prima cosa che si salta.
E poi c'e la parte che quasi nessuno considera: un promemoria a cui il paziente non puo rispondere vi fa arrivare preparati all'assenza, non la evita. Il valore non e nel ricordare, e nel fatto che chi non puo venire lo dica in tempo.
Come funziona
L'appuntamento entra in agenda
Da chat, dalla dashboard o dal gestionale: da quel momento il promemoria e gia programmato, senza che nessuno lo pianifichi.
Parte il primo promemoria
24 ore prima di default. Dalla dashboard si cambia l'orario, si aggiunge quello a 48 ore o a 10 minuti, o se ne disattiva uno.
Il paziente conferma con un tocco
Un pulsante, non una frase da scrivere. La conferma e il segnale che distingue chi verra da chi non ha nemmeno letto.
Chi disdice libera il posto subito
Basta rispondere in chat. Lo slot torna disponibile nello stesso istante, senza che nessuno apra il computer.
Il posto liberato viene riofferto
A chi era in lista d'attesa per quel giorno, in ordine di attesa. L'offerta scade dopo poche ore e passa al successivo, cosi un posto non resta bloccato da chi non risponde.
Cosa fa, riga per riga
- Due promemoria di default: 24 ore e 1 ora prima
- Orari configurabili: 48 ore, 10 minuti, o nessuno
- Pulsante di conferma: un tocco, niente da scrivere
- Disdetta in chat che libera lo slot immediatamente
- Riofferta automatica a chi e in lista d'attesa
- Messaggi che non contengono la prestazione ne la diagnosi
- Testi approvati da Meta, sul numero dello studio
- Misurazione per orario di invio: quale anticipo funziona da voi
Quello che un promemoria non puo fare
Non riempie il posto da solo se nessuno aspettava quel giorno: la lista d'attesa serve ad avere qualcuno da chiamare, e se e vuota il posto resta vuoto.
E non fa miracoli sulle percentuali che si leggono in giro. Quanto vi facciano risparmiare i promemoria si misura sui vostri numeri, confrontando le assenze prima e dopo, per orario di invio. Il metodo lo abbiamo scritto nel blog, e vale anche se scegliete qualcun altro.
Domande frequenti
Quanti promemoria manda, e a che ora?
Di default due: 24 ore e 1 ora prima dell'appuntamento. Dalla dashboard si cambiano gli orari, si aggiunge quello a 48 ore o a 10 minuti, oppure se ne disattiva uno. Non esiste un numero giusto per tutti: dipende da quanto preavviso vi serve per riempire un posto.
Cosa succede se il paziente risponde al promemoria?
La risposta arriva nella stessa chat e l'assistente la gestisce: una disdetta libera lo slot subito, una richiesta di spostamento apre la ricerca di un nuovo orario. Il promemoria non e un vicolo cieco, ed e la differenza che si vede nei numeri.
Il messaggio dice perche il paziente viene?
No, di proposito. Nel promemoria ci sono nome, giorno, ora e luogo: non la prestazione, non il reparto, non la diagnosi. L'anteprima sul telefono la puo leggere chiunque sia li accanto, e un promemoria non deve raccontare niente di clinico.
Serve WhatsApp Business API?
Si, per mandare messaggi programmati a chi non ha una conversazione aperta con voi. E incluso: il numero e l'attivazione fanno parte dell'onboarding, e i testi vengono approvati da Meta prima del primo invio. Chi vuole capire cosa c'e sotto trova tutto nell'articolo dedicato.