Come scegliere un software di agenda per uno studio medico piccolo

Le pagine dei prodotti si somigliano tutte: promemoria automatici, agenda condivisa, dashboard, integrazione con il calendario. Confrontarle mettendo le spunte in colonna non serve, perche le spunte ci sono da tutte le parti. Quello che separa un fornitore dall'altro sono le risposte a domande che nessuno fa in fase di acquisto — e che diventano importanti al secondo anno.

Le quattro domande che contano

1. Di chi e il numero?

E la domanda piu importante e quasi nessuno la fa. Se il numero WhatsApp o telefonico su cui scrivono i vostri pazienti e intestato al fornitore, cambiare fornitore significa cambiare numero — cioe rifare biglietti da visita, insegne, sito, e sperare che i pazienti se ne accorgano. Il costo di uscita non e il canone: e quello.

La risposta accettabile e che l'account e intestato allo studio e che il fornitore ci lavora sopra con un'autorizzazione revocabile. Chiedete anche: se domani revoco l'accesso, il numero resta mio e funzionante?

2. Cosa succede a una disdetta di domenica sera?

E il momento in cui un software si rivela, perche e quando in segreteria non c'e nessuno. Le risposte possibili sono tre e valgono molto diversamente: la disdetta finisce in una lista che qualcuno guardera lunedi; oppure lo slot si libera subito in agenda; oppure lo slot si libera e viene offerto a chi aspetta, senza che nessuno faccia niente.

Solo la terza vi restituisce l'ora. Le prime due vi dicono che l'avete persa, con tempi diversi.

3. C'e un DPA firmabile, e chi sono i sub-responsabili?

Chi manda messaggi ai vostri pazienti tratta dati personali per vostro conto: e un responsabile del trattamento e l'accordo ex art. 28 GDPR e obbligatorio, non un allegato di cortesia. Se il fornitore non ce l'ha pronto da firmare, quella e gia una risposta.

Chiedete anche l'elenco dei sub-responsabili e dove stanno i dati, perche dovete poterli nominare nella vostra informativa. Il dettaglio completo di cosa chiedere sta in promemoria WhatsApp e GDPR.

4. Come esco, e cosa mi porto via?

Va chiesto mentre state entrando: e l'unico momento in cui vi rispondono con calma. Deve esistere un export dei pazienti e degli appuntamenti in un formato che si apre senza il loro software, e deve essere una procedura, non un favore.

Le domande di secondo livello

• Il prezzo cresce con i messaggi o con i medici? Un prezzo che sale con il traffico rende la bolletta imprevedibile proprio nei mesi in cui lavorate di piu.
• Cosa succede se supero il volume incluso? La risposta "blocchiamo" e diversa da "vi avvisiamo e ne parliamo", e ve ne accorgete nel mese sbagliato.
• Il paziente deve installare o registrarsi? Ogni passaggio in piu perde persone, e le perde soprattutto fra gli anziani.
• Chi decide se un'ora e libera? Se e un modello linguistico invece che l'agenda, prima o poi qualcuno si presenta a vuoto: ne parliamo in cosa sa fare l'AI.
• Che succede quando il software non capisce un paziente? Chiedete di vedere quel caso, non la demo che funziona.
• C'e un vincolo di durata? Un contratto annuale con un prodotto che non avete ancora usato e un rischio che non serve prendersi.

Come si prova sul serio, senza perdere un mese

Una prova che vi dice qualcosa

1. Provarlo da paziente, non da amministratore

   Scrivete al numero dal vostro telefono e comportatevi male: frasi confuse, "giovedi prossimo ma non di mattina", cambiare idea a meta. La pagina delle impostazioni non vi dira mai niente di utile.

2. Metterlo su un medico solo

   Tutto lo studio in una volta significa che un problema diventa un problema di tutti. Un medico basta a capire.

3. Guardare due numeri, non l'impressione

   Assenze e disdette arrivate con almeno 12 ore di anticipo, prima e dopo. Il resto e sensazione.

4. Chiedere una cosa al supporto durante la prova

   Il tempo di risposta di un fornitore che vi sta ancora vendendo il prodotto e il migliore che vedrete mai. Se gia li e lento, sapete cosa aspettarvi.

Quando Confermo non e la scelta giusta

Vale la pena dirlo apertamente, perche fa risparmiare tempo a tutti e due.

• Se cercate un gestionale completo. Confermo si occupa di appuntamenti e comunicazione con i pazienti: non e una cartella clinica, non fa fatturazione elettronica, non gestisce il magazzino. Se vi serve quello, vi serve un gestionale — e semmai Confermo ci sta accanto.
• Se i vostri pazienti non usano WhatsApp. Con una popolazione molto anziana e senza smartphone, il canale non vi rendera. Meglio esserne consapevoli prima.
• Se l'agenda vive dentro un gestionale chiuso. L'aggancio automatico passa da Google Calendar: se il vostro calendario non e esposto in alcun modo, resterebbero due agende da allineare a mano, che e il problema che volevate risolvere.
• Se siete piu di dieci medici. I piani pubblici arrivano a dieci; oltre serve una configurazione su misura, e va parlata prima, non scoperta dopo.
• Se volete un widget di prenotazione sul sito. Confermo prenota in chat. Se il percorso che avete in mente e un modulo sul sito web, il prodotto giusto e un altro.

Se invece il problema che avete e il telefono che squilla tutto il giorno e l'agenda che si buca, la prova dura 14 giorni e non chiede la carta di credito — il che, per inciso, e un'altra delle domande da fare a chiunque.