Google Calendar e agenda dello studio: come tenerne una sola
Il problema di uno studio non e non avere un calendario: e averne due. Il medico segna le sue cose su Google Calendar, il gestionale ha la sua agenda, e prima o poi qualcuno prenota su un'ora che era gia occupata. La soluzione non e copiare gli appuntamenti da una parte all'altra, ma stabilire quale calendario comanda: quello del medico decide se un'ora e libera, e il sistema di prenotazione lo legge prima di proporre qualsiasi orario.
I punti chiave
- Due agende sincronizzate a mano non restano allineate: si disallineano nel momento esatto in cui qualcuno ha fretta.
- Una delle due deve essere autoritativa. Per la disponibilita e sempre quella del medico: e li che finiscono il congresso e il dentista.
- Leggere il calendario non vuol dire leggerne il contenuto: per sapere se un'ora e occupata basta sapere che lo e.
- Il caso difficile non e la prenotazione, e il conflitto: il medico blocca un'ora gia prenotata, e qualcuno deve accorgersene prima del paziente.
Quasi ogni studio ha gia risolto il problema del calendario, a modo suo. Il medico usa Google Calendar perche ce l'ha sul telefono; la segreteria tiene l'agenda vera, sul gestionale o su carta; e una volta al giorno qualcuno guarda l'una e ricopia sull'altra. Funziona finche non funziona.
Il momento esatto in cui si rompe
Non si rompe per stanchezza. Si rompe in un momento preciso, e succede a tutti nello stesso modo: il medico blocca due ore di giovedi dal telefono, mentre e fuori, perche ha un impegno. Non lo dice a nessuno — lo ha segnato, no? Giovedi mattina in quelle due ore c'e un paziente in sala d'attesa e il medico non c'e.
La copia manuale ha una caratteristica fatale: fallisce esattamente quando qualcuno ha fretta, che e quando le agende cambiano di piu. Non c'e una disciplina che regga a questo, ed e inutile cercarne una.
Due agende non si disallineano piano nel tempo. Si disallineano nel momento in cui una delle due viene aggiornata di corsa.
Una delle due deve comandare
La domanda giusta non e "come le tengo sincronizzate" ma "quale delle due dice la verita sulla disponibilita". E deve essere quella del medico, per un motivo pratico: e li che finiscono le cose che il gestionale non sapra mai. Il congresso, la riunione, il dentista, il figlio da prendere a scuola.
Stabilito quello, il sistema di prenotazione non deve piu copiare niente: deve chiedere al calendario del medico se quell'ora e libera, prima di proporla a chiunque.
Il calendario del medico e quello dello studio non sono la stessa cosa
Sono due esigenze diverse e conviene tenerle separate.
- Il calendario del medico e quello autoritativo: decide se un'ora e libera, e ci finiscono sopra gli appuntamenti prenotati. E l'unico che partecipa al calcolo della disponibilita.
- Il calendario dello studio, quando c'e, e uno specchio: ci arrivano gli appuntamenti di tutti i medici perche chi sta in reception li veda in un posto solo. Non decide niente — se non ci fosse, la disponibilita sarebbe identica.
La distinzione conta perche evita l'errore classico, cioe far entrare lo specchio nel calcolo della disponibilita: da li in poi ogni appuntamento risulta occupato due volte e mezza l'agenda sparisce.
Il caso che separa le integrazioni serie dalle altre
Prenotare e la parte facile. Il caso difficile e questo: le 15 di giovedi sono gia prenotate con un paziente, e il medico ci mette sopra un impegno direttamente da Google, dal telefono, senza sapere che c'era qualcuno.
A quel punto due eventi si sovrappongono e nessuno dei due sistemi ha sbagliato. Quello che deve succedere e che qualcuno se ne accorga prima del paziente: il sistema rileva la sovrapposizione, avvisa lo studio e riprende in mano il paziente per riproporgli un altro orario. La differenza fra un'integrazione che vi risolve la vita e una che ve la complica sta tutta qui — non nel prenotare, ma nel gestire il conflitto che il prenotare non ha causato.
Cosa chiedere prima di collegare un calendario
Le domande da fare a chiunque vi proponga l'integrazione
Il collegamento passa da OAuth?
Deve. Vuol dire che autorizzate dall'account Google, che nessuno vede la vostra password e che potete revocare l'accesso quando volete dalle impostazioni del vostro account.
Legge la disponibilita o legge gli eventi?
Per proporre orari basta la disponibilita. Se vi chiedono di leggere il contenuto degli eventi, devono spiegarvi a cosa serve.
Quale calendario decide se un'ora e libera?
Deve esserci una risposta sola. Se "dipende", l'integrazione produrra doppie prenotazioni.
Che succede se sposto o annullo?
L'evento sul calendario deve aggiornarsi da solo, in entrambe le direzioni previste. Un evento fantasma su un'ora libera fa lo stesso danno di un buco in agenda.
Che succede se il medico blocca un'ora gia prenotata?
Se la risposta e "non succede niente", quel giorno un paziente si presentera per niente.
Come funziona in Confermo
Il calendario del medico e quello autoritativo: Confermo interroga la disponibilita prima di proporre qualsiasi orario, quindi le ore gia occupate — anche da impegni che con lo studio non c'entrano — non compaiono fra quelle offerte al paziente. L'appuntamento prenotato viene scritto sul calendario del medico, e su quello dello studio se lo avete collegato, dove serve solo a guardare. Se l'appuntamento si sposta o si annulla, l'evento segue.
Sul conflitto: se un impegno arriva sopra un'ora gia prenotata, Confermo se ne accorge, avvisa lo studio e riprende contatto con il paziente per riproporgli un orario. Il collegamento si fa in pochi minuti da OAuth di Google e si revoca quando volete. La sincronizzazione con Google Calendar e inclusa dal piano Pro in su: trovate i dettagli sulla pagina dei prezzi.
Domande frequenti
Confermo vede il contenuto degli appuntamenti privati sul mio calendario?
Per proporre un orario serve sapere se un'ora e occupata, non cosa c'e scritto dentro: e la distinzione che Google stessa offre fra l'interrogazione di disponibilita e la lettura degli eventi. Un impegno personale blocca l'orario come qualsiasi altro, senza che il suo oggetto entri in gioco. Il collegamento passa da OAuth e si revoca quando volete dalle impostazioni del vostro account Google.
Cosa succede se il medico blocca un'ora che era gia prenotata?
E il caso importante, perche non e colpa di nessuno: il medico segna un impegno dal telefono senza sapere che c'era un paziente. Confermo rileva la sovrapposizione fra l'impegno e l'appuntamento, avvisa lo studio e ricontatta il paziente per riproporgli un altro orario — prima che si presenti a vuoto.
Serve un calendario per ogni medico?
Si, ed e il punto dell'integrazione: la disponibilita di un medico si legge dal suo calendario, perche e li che finiscono anche gli impegni che lo studio non conosce. Il calendario dello studio, se lo collegate, e una cosa diversa: riceve gli appuntamenti di tutti i medici perche la reception li veda insieme, ma non partecipa al calcolo della disponibilita.