Come mandare un promemoria di appuntamento su WhatsApp
Ci sono tre modi. A mano da un telefono: funziona subito, non costa niente e smette di reggere intorno ai venti messaggi al giorno. Con l'app WhatsApp Business e le liste broadcast: piu ordinato, ma il messaggio arriva solo a chi ha salvato il vostro numero in rubrica, e questo taglia fuori proprio i pazienti nuovi. Con un servizio collegato alle API: parte da solo dall'agenda, arriva a tutti, e in cambio chiede testi approvati da Meta e un costo per conversazione.
I punti chiave
- Le liste broadcast dell'app WhatsApp Business arrivano solo a chi vi ha salvati in rubrica: e il limite che quasi nessuno conosce prima di provarci.
- A mano si regge finche i messaggi sono pochi: il problema non e il tempo, e che nelle settimane piene saltano proprio quando servono.
- Con le API il promemoria parte dall'agenda senza che nessuno se ne ricordi, ma il testo deve essere approvato da Meta prima del primo invio.
- Prima di mandare il primo messaggio servono tre cose: il numero dello studio, il consenso, e un testo che non dica perche il paziente viene.
La domanda arriva quasi sempre dopo una settimana storta, con due o tre pazienti che non si sono presentati. La risposta breve e che si puo fare in tre modi, e che la scelta non dipende da quanto e bello lo strumento ma da quanti messaggi mandate in una settimana.
1. A mano, da un telefono
Si apre la chat, si scrive, si manda. Zero costi, zero attivazioni, funziona stasera. E il modo giusto per cominciare: prima di comprare qualcosa vale la pena scoprire se i vostri pazienti rispondono davvero ai messaggi.
Dove si rompe: non nel tempo che serve a scrivere, ma nella continuita. Il promemoria fatto a mano salta esattamente nelle settimane piene, che sono quelle in cui l'agenda e piu fragile. E poi c'e la questione del telefono: se i messaggi partono dal cellulare personale del medico, la conversazione con i pazienti resta in un posto dove nessun altro puo entrare e da cui nessuno puo uscire.
2. App WhatsApp Business e liste broadcast
L'app gratuita aggiunge un profilo con nome, orari e indirizzo, le risposte rapide e le liste broadcast, che mandano lo stesso testo a piu persone senza creare un gruppo. Sembra la soluzione naturale, ed e qui che quasi tutti inciampano.
Secondo limite: il broadcast e lo stesso testo per tutti. Un promemoria utile contiene giorno e ora di quella persona, quindi o si scrivono a mano uno per uno, o si torna al punto uno con qualche comodita in piu.
3. Un servizio collegato alle API
Qui il promemoria non lo manda una persona: lo manda l'agenda. L'appuntamento esiste, l'orario si avvicina, il messaggio parte. Arriva a chiunque, con o senza numero in rubrica, e la risposta del paziente torna nello stesso posto dove sta l'appuntamento.
Il prezzo da pagare non e solo economico. I messaggi che partono da voi, fuori da una conversazione gia aperta, devono usare un testo approvato da Meta in anticipo: si scrive una volta, si manda in revisione, e da li in poi si riempiono solo i buchi (nome, giorno, ora). Come si attiva tutto questo, e quanto costa davvero, e un discorso a parte che abbiamo scritto per intero.
| A mano | App Business | API | |
|---|---|---|---|
| Arriva a chi non vi ha in rubrica | Si | No | Si |
| Personalizzato per paziente | Si | No | Si |
| Parte senza che qualcuno se ne ricordi | No | No | Si |
| Il testo va approvato prima | No | No | Si |
| Costo | Zero | Zero | Per conversazione |
| Regge fino a | ~20 messaggi al giorno | Una lista di affezionati | Nessun limite pratico |
Cosa serve avere pronto, in ogni caso
Prima del primo promemoria
Un numero che sia dello studio
Non del medico, non della segretaria che magari domani cambia lavoro. E la decisione piu difficile da correggere dopo, perche i pazienti scrivono al numero che hanno gia.
Il consenso, e un modo di dire basta
Serve aver detto ai pazienti che userete quel canale, e serve che possano fermarlo con una frase. Il consenso non e un modulo in piu da firmare: e la differenza fra un servizio e un messaggio non richiesto.
Un testo che non racconti perche vengono
Nel promemoria ci vanno nome, giorno, ora, luogo. Non la prestazione, non il reparto, non il nome dello specialista se quel nome dice la diagnosi. Chi legge l'anteprima sul telefono di un altro non deve poter dedurre niente.
Un orario deciso, non improvvisato
Uno o due invii per appuntamento, a distanza utile perche un posto disdetto si possa ancora riempire. Quale distanza funzioni per il vostro studio si misura, e si misura sui vostri numeri.
Come si capisce che il modo a mano non basta piu
- Qualcuno in studio ha il compito di mandarli, e nelle settimane piene non li manda.
- I pazienti rispondono al messaggio e la risposta arriva su un telefono che nessun altro legge.
- State ricopiando giorno e ora da un'agenda a una chat: e il momento in cui il lavoro diventa copia e incolla, e il copia e incolla sbaglia.
- Qualcuno disdice rispondendo al promemoria e quel posto resta vuoto perche nessuno se n'e accorto in tempo.
Nessuno di questi quattro punti si risolve mandando i messaggi meglio. Si risolvono solo quando a mandarli non e piu una persona.
Domande frequenti
Posso mandare promemoria dal normale WhatsApp senza app aziendale?
Tecnicamente si, e all'inizio va benissimo. I due problemi arrivano dopo: il numero e personale, quindi le conversazioni con i pazienti restano su un telefono che nessun altro puo leggere; e usare un account personale per l'attivita di uno studio non e quello che le condizioni d'uso di WhatsApp prevedono. Finche sono pochi messaggi e un ponte, non una soluzione.
Le liste broadcast servono per i promemoria?
Poco. Arrivano solo a chi ha salvato il vostro numero in rubrica, e mandano lo stesso identico testo a tutti, mentre un promemoria utile contiene il giorno e l'ora di quella persona. Vanno bene per un avviso generale — una chiusura per ferie, un cambio di orario dell'ambulatorio — non per gli appuntamenti.
Quanto costa mandare promemoria con le API?
Si paga per conversazione, non per messaggio, e la tariffa la fissa Meta per categoria e per paese: i promemoria rientrano nei messaggi di utilita, che costano meno di quelli promozionali. Sopra ci sta il costo del servizio che usate. Il conto che conviene fare non e sul prezzo del messaggio ma sul valore di una visita non persa.
Che differenza c'e tra un promemoria e una conferma?
Il promemoria informa: ricorda che c'e un appuntamento. La conferma chiede una risposta, e quella risposta vi dice in anticipo che quel posto si liberera. E la differenza che cambia i numeri: un promemoria a cui nessuno puo rispondere vi fa arrivare preparati all'assenza, non la evita.