Agenda gratuita per studio medico: cosa si ottiene davvero gratis

"Agenda gratuita per studio medico" e una delle ricerche piu frequenti del settore, e la risposta onesta e che gratis si ottiene parecchio. Vale la pena dire quale, perche moltissimi studi piccoli non hanno nessun motivo di pagare — e sapere dove si ferma il gratuito e piu utile di qualsiasi confronto fra prodotti.

Cosa copre bene il gratuito

Google Calendar (o Outlook)

Per tenere l'agenda di uno studio con uno o due medici e piu che sufficiente: e condivisibile, sta sul telefono di tutti, ha i promemoria interni e non costa niente. Due accorgimenti lo rendono utilizzabile a lungo:

• Un calendario per medico, non uno solo per lo studio. Serve a sapere chi e libero quando, ed e anche quello che permette di collegarci qualcosa sopra in futuro.
• Nessun dato clinico dentro gli eventi. Il nome del paziente e l'orario bastano; scrivere la prestazione nel titolo mette un dato sanitario in un calendario che spesso e condiviso con piu persone.

Un foglio di calcolo per l'anagrafica

Regge finche i pazienti sono poche centinaia. Il limite non e il numero di righe: e che a un certo punto due persone lo modificano insieme e nessuno sa piu quale versione vale.

I promemoria fatti a mano

Funzionano, e sono la cosa che rende piu evidente il costo nascosto: qualcuno deve ricordarsi di mandarli, ogni giorno, anche il lunedi dopo un ponte. Se quella persona e in ferie, quel giorno non parte niente e le assenze del giorno dopo lo dimostrano.

Dove il gratuito smette di essere gratuito

Non c'e un momento preciso, ci sono dei sintomi. Se ne riconoscete tre su cinque, il conto ha gia smesso di tornare:

1. Il telefono squilla mentre c'e un paziente al banco, tutti i giorni alla stessa ora.
2. I promemoria partono "quando si riesce", e quando non si riesce ve ne accorgete dalle assenze.
3. Quando qualcuno disdice, l'ora resta vuota perche richiamare la lista d'attesa richiede telefonate che nessuno ha tempo di fare.
4. Nessuno sa quante assenze avete davvero: le stimate, non le contate.
5. Le informazioni vivono su piu telefoni e nessuno ha il quadro completo.

Uno strumento gratuito non fa il lavoro: lo rende possibile. Il costo non sparisce, cambia colonna — da canone a ore di una persona.

Il gratuito che invece e un rischio

C'e un caso in cui "gratis" non e un compromesso ragionevole ma un problema, e va detto perche e diffusissimo: l'app WhatsApp Business installata sul telefono della segreteria.

Costa zero e funziona. Ma i dati dei pazienti finiscono su un dispositivo spesso personale, non c'e nessuna tracciabilita di chi ha scritto cosa a chi, e i termini d'uso di quell'app non forniscono un accordo di responsabile del trattamento adeguato a un uso professionale sistematico. Se quella persona cambia lavoro, l'archivio dei pazienti se ne va con il telefono. Il dettaglio completo sta in promemoria WhatsApp e GDPR.

Il conto da fare, con numeri vostri

Il confronto non e "canone contro zero": e canone contro il costo che state gia sostenendo senza vederlo in fattura.

Quattro numeri, mezz'ora di lavoro

1. Le ore al telefono, in una settimana

   Chi sta in segreteria segna quanto tempo passa a prenotare, spostare e disdire. Moltiplicate per il costo orario e per quattro.

2. Le assenze del mese scorso

   Non a stima: contatele. Moltiplicate per il valore medio di una visita — e la voce piu pesante, ed e quella che nessuno guarda.

3. Le ore rimaste vuote dopo una disdetta

   Le disdette arrivate in tempo che nessuno ha riempito. Sono ore che avevate gia recuperato e avete perso comunque.

4. Le chiamate perse

   Se il centralino ve lo dice, guardatelo. Ogni chiamata persa e un paziente che ha chiamato un altro studio, e non lascia nessuna traccia in agenda.

Se la somma dei quattro numeri e sotto il canone di uno strumento a pagamento, restate dove siete: e la risposta giusta, e nessuno dovrebbe convincervi del contrario. Se e sopra — e negli studi con due o piu medici quasi sempre lo e — allora non state risparmiando, state pagando la stessa cifra in una valuta diversa.

La via di mezzo che funziona

Non serve buttare il gratuito per passare a qualcosa che si paga. La combinazione piu comune negli studi piccoli tiene il calendario dove sta — su Google, gratis — e aggiunge solo il pezzo che costa ore: chi risponde ai pazienti e chi manda i promemoria.

E l'approccio di Confermo: il calendario resta quello del medico, e quello che si aggiunge e l'assistente che parla ai pazienti su WhatsApp e tiene il conto di cosa succede. Come si aggancia il calendario sta in Google Calendar e agenda dello studio; su come valutare qualsiasi fornitore, incluse le domande scomode, abbiamo scritto in come scegliere un software di agenda. La prova dura 14 giorni e non richiede la carta.